Zasady współadministrowania danymi osobowymi podczas realizacji zadań przez Powiatowy Zespół do spraw Orzekania o Niepełnosprawności
wraz z informacjami o przetwarzaniu danych osobowych

1. Starosta Powiatu Brzeskiego i Przewodnicząca Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności, działająca w imieniu Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności (zwanymi też odpowiednio starostą i PZdON lub Współadministratorami), mający siedzibę w Starostwie Powiatowym w Brzegu zawarli umowę o współadministrowaniu danymi osobowymi, w której ustalili cele i sposoby przetwarzania danych osobowych podczas realizacji zadań Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności, ustalając w drodze uzgodnień zakresy swojej odpowiedzialności.

2. Podstawą zawarcia umowy o współadministrowaniu jest art. 26 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE.L. z 2016r. nr 119, str.1 z późn. zm) zwanego też RODO .

3. Zadania inspektora ochrony danych, a także funkcje punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, pełni inspektor ochrony danych zatrudniony w Starostwie Powiatowym w Brzegu.
Dane kontaktowe do inspektora ochrony danych:
ul. Robotnicza 20, 49-300 Brzeg
tel. 77 444 79 34
e-mail: odo@brzeg-powiat.pl

4. W wyniku wspólnych uzgodnień współadministratorzy ustalili zakresy obowiązków i odpowiedzialności:

a) Starosta Powiatu Brzeskiego jako współadministrator:
przetwarza dane osobowe w związku z prowadzeniem czynności kancelaryjnych, przechowywaniem bieżącej archiwalnej dokumentacji, zapewnieniem obsługi administracyjnej PZdON, wglądem do akt spraw PZdON w związku z podporządkowaniem staroście, udzielaniem odpowiedzi na skargi i wnioski, w tym wnioski o dostęp do informacji publicznej składane przez petentów w sposób tradycyjny oraz z wykorzystaniem systemu informatycznego do elektronicznej obsługi dokumentacji. Ponadto zapewnia odpowiednie warunki lokalowe do obsługi działań PZdON, wdraża odpowiednie środki fizyczne, techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO, wdraża odpowiednie polityki ochrony danych, procedury i instrukcje, zawiera umowy w sprawach powierzenia przetwarzania danych osobowych, wykonuje obowiązki informacyjne, o których mowa w art. 13 RODO względem obsługiwanych konsumentów poprzez umożliwienie zapoznania się z ogólną klauzulą informacyjną poprzez umieszczenie jej na tablicach ogłoszeń na terenie urzędu, na stronie internetowej oraz w Biuletynie Informacji Publicznej.

b) Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności jako współadministrator:
przetwarza dane poprzez orzekanie o stopniu niepełnosprawności osoby powyżej 16 roku życia, orzekanie o niepełnosprawności osoby, która nie ukończyła 16 roku życia, orzekanie o wskazaniach do ulg i uprawnień osób posiadających orzeczenia o inwalidztwie lub niezdolności do pracy, wystawianie legitymacji osobie z orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności lub o niepełnosprawności, wystawianie karty parkingowej osobie z orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności lub o niepełnosprawności, korzysta z dostępnych zabezpieczeń fizycznych, technicznych i organizacyjnych, stosuje wdrożone polityki i procedury z zakresu ochrony danych osobowych, wykonuje obowiązki informacyjne, o których mowa w art.13 i 14 RODO względem obsługiwanych konsumentów w zakresie prowadzonej sprawy. PZdON przetwarza dane osobowe w celach, o których mowa powyżej w sposób tradycyjny oraz z wykorzystaniem systemu informatycznego – elektroniczny Krajowy System Monitoringu Orzekania o Niepełnosprawności (EKSMON).

5. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art.6 ust.1 lit. c RODO w związku z :
a) ustawą z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. 2021r. poz. 573z późn. zm.)
b) ustawą z dnia 20 czerwca 1997r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2021r. poz. 450 z późn. zm.)
c) ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postepowania administracyjnego (Dz.U. 2021, poz. 735 z późn. zm.)
d) pozostałe sektorowe regulacje

6. Dane osobowe mogą być przekazane wyłącznie podmiotom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, tj. sądom, organom ścigania, instytucjom publicznym oraz podmiotom, z którymi współpracuje Administrator: dostawcy systemów informatycznych wykonujących czynności związane z utrzymaniem systemu, w których przechowywane są dane, dostawcy poczty elektronicznej, podmioty zapewniające asystę i wsparcie techniczne dla systemów informatycznych, Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego, który zapewnia eksploatację elektronicznego Krajowego Systemu Monitoringu orzekania o niepełnosprawności oraz Minister właściwy do spraw cyfryzacji – jeśli korespondencja została przekazana drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy e-PUAP.

7. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

8. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i jest konieczne do zrealizowania ww. celów. Niepodanie danych będzie skutkować brakiem możliwości rozpatrzenia wniosku, bądź zrealizowania wniesionego żądania.

9. Dane osobowe przechowywane będą w czasie określonym przepisami prawa, zgodnie z instrukcją kancelaryjną określoną przez Prezesa Rady Ministrów (Premiera): w przypadku dokumentacji niemedycznej – 10 lat. W przypadku dokumentacji niemedycznej okres przechowywania wynosi 50 lat – na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

10. Osobom fizycznym, których dane dotyczą przysługuje prawo do dostępu do swoich danych, prawo do uzyskania kopii tych danych, sprostowania danych, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, usunięcia danych oraz przenoszenia danych w przypadkach określonych w art.15 – 22 RODO.

11. Każdy ze współadministratorów jest odpowiedzialny za umożliwienie klientom wykonywanie ich praw związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych.

12. Osobom fizycznym przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres: 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2, w przypadku uznania, że przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy RODO.

13. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Współadministratorzy wspólnie wyjaśniają okoliczności zdarzenia, które spowodowało naruszenie oraz dokonują oceny jego skutków dla ochrony praw i wolności klientów w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych.

14. Dane osobowe nie będą podlegały wyłącznie zautomatyzowanemu przetwarzaniu przy podejmowaniu decyzji i nie będą podlegały profilowaniu.