Zasady współadministrowania danymi osobowymi w sprawach konsumenckich wraz z informacjami o przetwarzaniu danych osobowych
1. Starosta Powiatu Brzeskiego i Powiatowy Rzecznik Konsumentów (zwanymi też odpowiednio starostą i rzecznikiem lub Współadministratorami), mający siedzibę w Starostwie Powiatowym w Brzegu zawarli umowę o współadministrowaniu danymi osobowymi konsumentów, przedsiębiorców i innych osób uczestniczących w procesie przetwarzania danych w związku z realizacja zadań Powiatowego Rzecznika Konsumentów.
2. Podstawą zawarcia umowy o współadministrowaniu jest art. 26 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE 9ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE.L. z 2016r. nr 119, str.1 z późn. zm) zwanego też RODO .
3. Zadania inspektora ochrony danych, a także funkcje punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, pełni inspektor ochrony danych zatrudniony w Starostwie Powiatowym w Brzegu.
Dane kontaktowe do inspektora ochrony danych:
ul. Robotnicza 20, 49-300 Brzeg
tel. 77 444 79 34
e-mail: odo@brzeg-powiat.pl
4. Współadministratorzy wspólnie ustalili cele i sposoby przetwarzania danych osobowych w sprawach konsumenckich obejmujących głównie udzielanie poradnictwa konsumenckiego i informacji prawnej występowanie do przedsiębiorców w sprawach ochrony i interesów konsumentów, zapewniania konsumentom pomocy w dochodzeniu roszczeń w postępowaniu cywilnym.
5. W wyniku wspólnych uzgodnień współadministratorzy ustalili zakresy obowiązków i odpowiedzialności:
a) Starosta Powiatu Brzeskiego jako współadministrator:
przetwarza dane osobowe w związku z prowadzeniem czynności kancelaryjnych, przechowywaniem bieżącej archiwalnej dokumentacji, zapewnieniem obsługi administracyjnej rzecznikowi, wglądem do akt spraw rzecznika w związku z podporządkowaniem staroście, udzielaniem odpowiedzi na skargi i wnioski, w tym wnioski o dostęp do informacji publicznej składane przez petentów z zakresu ochrony praw konsumentów w sposób tradycyjny oraz z wykorzystaniem systemu informatycznego do elektronicznej obsługi dokumentacji. Ponadto zapewnia odpowiednie warunki lokalowe do obsługi działań rzecznika, wdraża odpowiednie środki fizyczne, techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO, wdraża odpowiednie polityki ochrony danych, procedury i instrukcje, zawiera umowy w sprawach powierzenia przetwarzania danych osobowych, wykonuje obowiązki informacyjne, o których mowa w art. 13 RODO względem obsługiwanych konsumentów poprzez umożliwienie zapoznania się z ogólną klauzulą informacyjną poprzez umieszczenie jej na tablicach ogłoszeń na terenie urzędu, na stronie internetowej oraz w Biuletynie Informacji Publicznej.
b) Powiatowy Rzecznik Konsumentów jako współadministrator:
występuje do przedsiębiorców w sprawach ochrony praw i interesów konsumentów, wytacza powództwa na rzecz konsumentów oraz wstępuje za zgodą klientów do ich postępowań w sprawach o ochronę interesów konsumentów, współdziała z właściwymi miejscowo delegaturami Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, organami Inspekcji Handlowej oraz organizacjami konsumenckimi, korzysta z dostępnych zabezpieczeń fizycznych, technicznych i organizacyjnych, stosuje wdrożone polityki i procedury z zakresu ochrony danych osobowych, wykonuje obowiązki informacyjne, o których mowa w art.13 i 14 RODO względem obsługiwanych konsumentów w zakresie prowadzonej sprawy.
6. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art.6 ust.1 lit. c RODO w związku z :
a) ustawą z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym,
b) ustawą z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów ,
c) pozostałe sektorowe regulacje dotyczące ochrony praw konsumenta.
7. Dane osobowe mogą być przekazane wyłącznie podmiotom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, tj. sądom, organom ścigania, instytucjom publicznym oraz podmiotom, z którymi współpracuje Administrator: dostawcy systemów informatycznych wykonujących czynności związane z utrzymaniem systemu, w których przechowywane są dane, dostawcy poczty elektronicznej, podmioty zapewniające asystę i wsparcie techniczne dla systemów informatycznych, przedsiębiorcy będący przedmiotem sporu w przypadku wszczęcia postepowania dotyczącego ochrony praw konsumentów.
8. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne w przypadku udzielenia porady konsumenckiej. W przypadku udzielania pomocy przy dochodzeniu roszczeń w postepowaniu cywilnym podanie danych osobowych jest konieczne.
10. Dane osobowe przechowywane będą w czasie określonym przepisami prawa, zgodnie z instrukcją kancelaryjną określoną przez Prezesa Rady Ministrów (Premiera): w przypadku poradnictwa – wieczyście, w przypadku reprezentowania przed instytucjami i innymi podmiotami- 10 lat; w przypadku współdziałania z Urzędem Ochrony Konsumentów i Konkurencji, Inspekcji Handlowej, organizacjami konsumenckimi oraz rzecznikami konsumentów – 5 lat.
11. Osobom fizycznym, których dane dotyczą przysługuje prawo do dostępu do swoich danych, prawo do uzyskania kopii tych danych, sprostowania danych, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, usunięcia danych oraz przenoszenia danych w przypadkach określonych w art.15 – 22 RODO.
12. Każdy ze współadministratorów jest odpowiedzialny za umożliwienie konsumentom wykonywanie ich praw związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych.
13. Osobom fizycznym przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres: Warszawa, w przypadku uznania, że przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy RODO.
14. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Współadministratorzy wspólnie wyjaśniają okoliczności zdarzenia, które spowodowało naruszenie oraz dokonują oceny jego skutków dla ochrony praw i wolności konsumentów w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych.
15. Dane osobowe nie będą podlegały wyłącznie zautomatyzowanemu przetwarzaniu przy podejmowaniu decyzji i nie będą podlegały profilowaniu.